Jak napisać maila z CV?

Czy muszę wysłać maila z CV przy aplikacji?

Zdecydowanie tak - dobry tytuł i treść maila z CV w sprawie pracy to większe prawdopodobieństwo skutecznej aplikacji! Niezależnie od tego, czy zgłaszacie swoją kandydaturę, pisząc bezpośrednio do firmy, czy za pośrednictwem portalu z ofertami pracy, wysłanie samego pliku z CV nie jest dobrym rozwiązaniem. Dlaczego? Po pierwsze, może być informacją dla rekrutera, że wysyłaliście maile lawinowo do wielu pracodawców i nie poświęciliście czasu ani uwagi na bliższe poznanie profilu danej firmy. Po drugie, to znak, że jesteście niezbyt profesjonalni i sumienni. Skoro już na etapie ubiegania się o pracę, nie dostosowujecie się do ogólnie przyjętych standardów, to nie wróży to dobrze na przyszłość. Koniec końców, CV wysłane w pustym mailu może nigdy nie zostać otwarte. Pamiętajcie, że dołączając do CV krótką wiadomość, macie natomiast szansę wywrzeć na rekruterze dobre pierwsze wrażenie i przekonać go, że zależy wam na tym konkretnym stanowisku.

Co napisać w mailu z CV?

Treść maila z CV jest kluczem do sukcesu! Nie chodzi bowiem o to, żeby napisać maila o byle jakiej, szablonowej treści, typu “W załączniku przesyłam moje CV, pozdrawiam”.Mail, w którym przesyłacie CV, ma stanowić dodatkowy walor waszej aplikacji. Aby tak się stało, jego treść musi być przede wszystkim oryginalna i poprawna.

Jak stworzyć taką wiadomość? Poniżej przedstawiamy listę elementów, które powinny znaleźć się z mailu z CV. Prześledźcie ją i spróbujcie stworzyć unikalną treść, która was wyróżni.

• powitanie - (Dzień dobry/Szanowna Pani/Szanowny Panie/Szanowni Państwo)- stanowi absolutną podstawę. Kandydat, który zapomina o kluczowych zasadach savoir-vivre’u nie będzie poważnie potraktowany przez rekrutera. Jeżeli wiecie, kto konkretnie będzie przetwarzał waszą aplikację, zdecydujcie się na formę “Szanowna Pani/Szanowny Panie”. Może to dodatkowo ułatwić nawiązanie kontaktu.

• nawiązanie do ogłoszenia - firmy prowadzą często wiele rekrutacji na raz; Podanie nazwy stanowiska, działu i firmy (zwłaszcza w przypadku dużych organizacji oraz konsorcjów) zwiększa szanse na to, że wasza kandydatura zostanie wzięta pod uwagę we właściwym procesie rekrutacyjnym. Zobaczcie na przykładzie, jak ważne może okazać się nawiązanie do konkretnego ogłoszenia. Załóżmy, że spółka Eurozet prowadzi jednocześnie kilka rekrutacji na stanowisko redaktora. Poszukiwany jest redaktor Radiozet.pl, redaktor Chillizet.pl, redaktor Działu Biznes, redaktor Działu Zdrowie oraz reporter lokalny na Pomorzu. Każde z tych stanowisk jest zasadniczo inne, dlatego musicie zaznaczyć, o które się ubiegacie.
• opis waszej motywacji - w CV nie ma zazwyczaj miejsca na opisanie motywacji do podjęcia konkretnej pracy; To cenna informacja, dlatego wykorzystajcie maila do przekazania jej. Unikajcie ogólników - zdecydujcie się na krótki opis prawdziwych, osobistych powodów, dla których chcecie zostać zatrudnieni w danej firmie. Pomocne w ich znalezieniu może być zapoznanie się z profilem i wartościami firmy. Może jest coś, co jest szczególnie ważne dla was i pracodawcy? To może być duży plus!
• szczególny walor aplikacji - wasz mail najprawdopodobniej zostanie przeczytany przed otwarciem CV; Wykorzystajcie psychologiczną zasadę pierwszeństwa, zgodnie z którą informacje, które pojawiły się na początku przetwarzania, zapamiętujemy najlepiej, i umieśćcie w treści maila mocny argument za tym, że to właśnie wy powinniście otrzymać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Pomocne w wyszukaniu takiego waloru może być dokładne przeanalizowanie opisu stanowiska i wybranie takiej cechy, która jest szczególnie pożądana przez pracodawcę.
• informacja o załącznikach - napiszcie, jakie dokumenty dołączacie do maila; Zazwyczaj jest to CV i list motywacyjny.
• pożegnanie - dobrze widziane będzie podziękowanie za czas poświęcony na zapoznanie się z kandydaturą oraz wyrażenie nadziei na bezpośrednie spotkanie; Na końcu powinna znaleźć się formuła grzecznościowa, np. “Pozdrawiam”, “Z wyrazami szacunku” lub “Z poważaniem”.

Przykładowe wzory maila z CV

Skoro wiemy już z jakich elementów zbudowany jest idealny email z CV do pracodawcy, zbierzmy to w jedną całość.

Co napisać w mailu w CV bez ogłoszenia

W znakomitej większości wysyłamy maile z CV i listem motywacyjnym w odpowiedzi na konkretną otwartą rekrutację. Co jednak zrobić w sytuacji kiedy chcemy zaaplikować do wymarzonego pracodawcy, a nie znaleźliśmy odpowiedniego dla nas ogłoszenia. Zdecydowanie warto wysłać CV i list motywacyjny nawet bez ogłoszenia. Ma to sens z kilku powodów, mianowicie:

1. Twoje CV trafi do bazy CV pracodawcy w której znajdują się historyczne oraz spontaniczne aplikacje takie jak twoja. Bardzo często rekruterzy przeglądają taką bazę przy otwieraniu nowej rekrutacji. Pamiętaj jednak o użyciu wielokrotnej zgody na przetwarzanie danych osobowych za pomocą odpowiedniej klauzuli w CV.
2. Możliwe, że prowadzona jest cicha rekrutacja - ogłoszenie nie jest upublicznione na portalach rekrutacyjnych, ale rekruterzy bezpośrednio poszukują kandydatów (tzw. direct search) na przykład za pomocą LinkedIn. Chwila niepewności? Tutaj dowiecie się co to jest LinkedIn?
3. Twoje CV może się spodobać tak bardzo w firmie do której zaaplikowaliście, że utworzą dla was nowe stanowisko lub zatrudnią was w którymś z działów firmy powiązanych z waszym dotychczasowym doświadczeniem.

Jak zatytułować maila z CV?

Wyobraźcie sobie, że w waszej skrzynce mailowej znajduje się 200 maili od kandydatów na dane stanowisko. Które wiadomości przeczytacie w pierwszej kolejności? Co weźmiecie pod uwagę? Ponad 30% rekruterów decyzję o tym, którego maila z CV otworzyć najpierw, opiera na tym, jak jest on zatytułowany. Oznacza to, że nadanie wiadomości właściwego tytułu może dać wam znaczną przewagę nad innymi kandydatami już na starcie. Jaki tytuł maila z CV wybrać? Tytuł musi być krótki i konkretny, dlatego zawrzyjcie w nim tylko to, co najważniejsze. Według nas idealny tytuł maila składa się z dwóch elementów: nazwy stanowiska oraz waszego waloru. Skoro tytuł maila może wpłynąć na to, jak szybko rekruter weźmie waszą kandydaturę pod uwagę, to warto dostarczyć mu wartościowy argument, który przekona go do kliknięcia w wiadomość. Może być to na przykład informacja o posiadanym doświadczeniu (“Psycholog kliniczny, 15 lat doświadczenia”), specjalnych, cenionych w branży uprawnieniach (“Technical Manager, uprawnienia inspektora nadzoru budowlanego”) czy pożądanych kompetencjach (“CFO, ekspert kontrolingu”).

Jakich błędów unikać w mailu z CV?

Jesteśmy pewni, że teraz, kiedy widzicie już, jak ważnym narzędziem w procesie rekrutacyjnym jest mail z CV, uświadamiacie sobie, że walcząc o staż, praktyki czy pracę, trzeba brać pod uwagę najmniejsze detale. Nie pozwólcie sobie więc na popełnienie jednego z częstych błędów:

• nieprofesjonalny adres mailowy - należy zwrócić uwagę zarówno na nazwę użytkownika (część adresu przed znakiem “@”), jak i na nazwę domeny (część adresu po znaku “@”); Nazwa użytkownika powinna zawierać wasze imię i nazwisko, a jeśli jest niedostępna - w jakiś sposób do nich nawiązywać. Używanie do celów rekrutacji adresu zawierającego wasze przezwisko, pieszczotliwą nazwę lub zdrobnienie jest niezgodne z kanonami profesjonalizmu. Podobnie jest z nazwą domeny. Wysłanie CV z adresu mailowego “xyz@buziaczek.pl” będzie się prawdopodobnie wiązało z odrzuceniem aplikacji lub znacząco zmniejszy szanse na powodzenie. Wybierzcie neutralne domeny (np. gmail.com, yahoo.com, op.pl, onet.pl, o2.pl, interia.pl), a jeśli nie jesteście na nich w stanie utworzyć satysfakcjonującej nazwy użytkownika, rozważcie zainwestowanie we własną domenę.
• błędy - korespondencja z rekruterem lub potencjalnym pracodawcą to zdecydowanie nie miejsce na błędy językowe; Jeśli macie wątpliwość co do pisowni określonych słów lub zasad interpunkcji, skorzystajcie ze zweryfikowanych źródeł wiedzy, np. Słownik SJP lub dla tekstów pisanych w języku angielskim Grammarly.com.
• niewłaściwa nazwa pliku z CV lub listem motywacyjnym - niektóre firmy narzucają to, w jaki sposób kandydaci powinni nazwać przesyłane dokumenty; Niezależnie od tego, czy w ogłoszeniu postawiono takie wytyczne, czy nie, warto zadbać o właściwe nazwanie pliku. W nazwie pliku najlepiej umieścić imię i nazwisko oraz nazwę rodzaju dokumentu (CV/LM). Można dodać też nazwę firmy. Wystrzegajcie się nazw niezawierających tych elementów, nazw niegramatycznych, generowanych automatycznie podczas pobierania plików (np. 167bnCV.pdf) oraz zawierających elementy wskazujące na to, że takie samo CV zostało już gdzieś wysłane (np. “*-kopia.pdf”, “*(1).pdf”).
• niewłaściwy format pliku z CV lub listem motywacyjnym - Zdarzyło wam się kiedyś otrzymać plik, którego nie da się otworzyć na waszym komputerze? A taki, w którym wszystkie elementy są tak poprzestawiane, że nie da się nic zrozumieć? A może taki, w którym każdy wyraz jest zapisany inną czcionką? Jeśli tak, to doskonale rozumiecie, jak ważne jest zapisanie pliku z CV lub listem motywacyjnym tak, aby wyświetlił się on dokładnie w taki sam sposób na komputerze rekrutera. Najlepiej w tej roli sprawdzi się format PDF. Obecnie bardzo wiele kreatorów CV umożliwia tworzenie CV online, a dla trochę bardziej konserwatynych osób w tym temacie - zalecamy tworzenie CV w programie Microsoft Word i późniejszego jego przekonwertowanie do formatu PDF.