Aktualizacja: 30 maja 2020
6 min
Staracie się o wymarzoną pracę. Opisaliście już wasze bogate doświadczenie zawodowe, pochwaliliście się wymaganymi na stanowisku umiejętnościami, zrobiliście sobie świetne zdjęcie u fotografa… Uważajcie, aby nie popełnić błędu, przez który z walki o etat odpadają w przedbiegach nawet najlepsi kandydaci - koniecznie umieśćcie na końcu CV klauzulę dotyczącą przetwarzania danych osobowych. Klauzula w CV zgodna z RODO

Dlaczego w CV musi znajdować się klauzula?

Informacje, które podajecie w CV, to dane osobowe, czyli takie dane, które umożliwiają waszą identyfikację. Aby zapewnić obywatelom prywatność oraz zadbać o to, aby dane nie dostały się w niepowołane ręce, tworzy się odpowiednie akty prawne regulujące sposób i zakres udostępniania danych osobowych. W Polsce pierwszy taki dokument powstał w 1997 r. Obecnie obowiązujące przepisy zostały zawarte w Ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, która dostosowała polskie prawo do europejskich zasad RODO. Ustawa ta nałożyła na administratorów danych osobowych nowe obowiązki, między innymi obowiązek informowania o tożsamości administratora danych, celu przetwarzania danych i możliwości złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Za złamanie zapisów ustawy grożą surowe kary. W świetle obowiązującego prawa pracodawca nie może zatem rozpatrzyć waszej aplikacji, jeśli w CV u nie udzielicie na to pisemnej zgody. Od tej zasady nie ma odstępstw. Nie ma tu niestety znaczenia to, jak dobra mogłaby okazać się wasza kandydatura. Ponadto wysłanie CV bez klauzuli zwyczajnie źle o was świadczy - pokazuje, że jesteście nieuważni lub nie jesteście obeznani z ważnymi dla kandydatów zasadami. CV bez klauzuli jest więc z góry skazane na porażkę.

Jakie dane musicie umieścić w CV?

Pewne dane osobowe muszą znaleźć się w CV, ponieważ są konieczne do identyfikacji kandydata. Ich brak może znacznie ograniczyć wasze szanse na otrzymanie zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną. Dane których pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie są określone w Art. 221. § 1 Kodeksu Pracy i należą do nich:

  • imię i nazwisko,
  • imiona rodziców kandydata,
  • data urodzenia,
  • miejsce zamieszkania oraz adres do korespondencji,
  • posiadane wykształcenie,
  • przebieg zatrudnienia kandydata.

Jakich danych pracodawca nie może od Ciebie żądać?

Ważnym aspektem RODO jest dobrowolność dzielenia się danymi osobowymi oraz minimalizacja ilości przetwarzanych danych. Istnieją takie dane, które mogą z różnych względów interesować pracodawcę, jednak nie są konieczne z punktu widzenia procesu rekrutacji, dlatego pracodawca nie może ich od was wymagać. Takie dane to na przykład:

  • wizerunek - załączanie zdjęcia do CV nie jest obowiązkowe; Zgodnie z prawem brak zdjęcia nie może mieć wpływu na ocenę waszej kandydatury. Zanim zdecydujecie się jednak na przesłanie CV bez zdjęcia, zapoznajcie się z naszymi poradami na temat zdjęć w CV.
  • zainteresowania - stanowią część waszej prywatności i nie musicie się nimi dzielić; Ujawnienie ich w CV może przynieść jednak wiele korzyści.
  • stan cywilny, sytuacja rodzinna, orientacja seksualna, wyznawana religia - żądanie takich informacji od kandydatów jest bardzo złą praktyką i może świadczyć o dyskryminacji.

Jak powinna brzmieć klauzula RODO w CV?

Zawiłości prawne związane z danymi osobowymi mogą przyprawiać o ból głowy. Na szczęście Students.pl proponuje wam gotowy wzór klauzuli zatwierdzony przez naszego prawnika.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Powyższy tekst to tak zwana wersja rozszerzona klauzuli, ponieważ zawiera dokładną podstawę prawną. Możecie skorzystać także z wersji skróconej:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez firmę X Sp. z o.o. w celu i zakresie niezbędnym dla procesu rekrutacji.

Uwaga - przed wysłaniem CV dokładnie przeczytajcie ogłoszenie o pracę. Niektóre firmy podają w nim treść klauzuli, której życzą sobie w CV. Może być to na przykład klauzula dedykowana, czyli zawierająca dokładną nazwę pracodawcy, która nierzadko jest inna niż nazwa marki, dla której będziecie pracować (np. właścicielem marki Green Cell jest spółka CSG S.A. i to ona widnieje w klauzuli jako pracodawca). Co prawda każda klauzula, która jest poprawna pod względem prawnym uprawnia rekrutera do przyjęcia waszego CV, jednak aby usprawnić cały proces, zastosujcie klauzulę zaproponowaną w ogłoszeniu.

Klauzula RODO po angielsku

Jeśli aplikujecie do pracy za granicą, konieczne będzie wykorzystanie klauzuli w języku obcym, zazwyczaj angielskim. Klauzula po angielsku może być też preferowana przez międzynarodową firmę mającą swoją siedzibę w Polsce. W tym przypadku sprawdźcie wymagania zawarte w ogłoszeniu. Jeśli zastanawiacie się, jak powinna brzmieć klazula po angielsku, skorzystajcie z któregoś z tych wzorów:

I hereby consent to my personal data being processed by ..................... (nazwa firmy) for the purpose of considering my application for the vacancy advertised under reference number .............................. (numer oferty).

I hereby agree to the processing of personal data included in my application for the needs necessary to carry out the recruitment process carried out by .................. (numer oferty) in accordance with art. 6 par. 1 lit. a Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation).

Zgoda jednorazowa i wielorazowa - którą wybrać?

Klauzula często zawiera informację o tym, na jak długi czas udostępniacie swoje dane osobowe pracodawcy. Możecie udzielić zgody jednorazowej. Wówczas CV zostanie wykorzystane tylko w jednej, konkretnej aplikacji. Drugą opcją jest zgoda wielorazowa, która pozwala pracodawcy na użycie waszego CV także na potrzeby kolejnych rekrutacji. Zaletą tego rozwiązania jest to, że nadal znajdujecie się w bazie kandydatów i oferta pracy może sama do was “przyjść”. Pamiętajcie, że oferty pracy nie zawsze trafiają do Internetu. Czasami rekruterzy poszukują pracowników w naborze wewnętrznym lub właśnie wśród osób, które udzieliły zgody wielorazowej.

Jeżeli zdecydujecie się na zgodę wielorazową, zastosujcie taką klauzulę:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez ..................... (nazwa firmy) w zakresie przyszłych procesów rekrutacyjnych.

Gdzie powinna znaleźć się klauzula w CV?

Klauzulę umieśćcie w stopce dokumentu, na samym dole. To standardowe umiejscowienie tego elementu. Klauzula może być zapisana nieco mniejszą czcionką niż pozostała treść. Pamiętajcie, że jeśli wasze CV liczy więcej niż jedną stronę, klauzula musi znaleźć się na każdej z nich.