Specjalista ds. administracji – zarobki, wymagania, zakres obowiązków

Aktualizacja: 27 października 2021
4 min
Skrupulatni, sumienni, niezastąpieni – tacy powinni być kandydaci na specjalistę ds. administracji. Choć osoby pracujące na tym stanowisku nie zwiększają bezpośrednio dochodów pracodawcy, to znaleźć je można w każdym biurze, a bez ich mrówczej pracy zwyczajnie nie można byłoby prowadzić firmy. Czym dokładnie zajmuje się specjalista ds. administracji? Kto może nim zostać i jakie wymagania musi spełnić? Jakie są średnie zarobki specjalistów ds. administracji? Odpowiedzi na te pytania znajdziecie poniżej!Specjalista ds. administracji – zarobki, wymagania, zakres obowiązków

Czym zajmuje się specjalista ds. administracji?

Za określeniem specjalista ds. administracji kryje się zwykły pracownik biurowy zajmujący się obsługą biura, czyli organizacją jego pracy jako całości, a także administracyjnym wsparciem dla pozostałych osób zatrudnionych w przedsiębiorstwie. W praktyce zakres obowiązków specjalisty ds. administracji jest szeroki i obejmuje sporządzanie, przesyłanie i archiwizowanie dokumentów, przygotowywanie raportów lub zestawień, koordynowanie ważnych wydarzeń i terminów, a także zarządzanie danymi w firmowym systemie informatycznym. Ponadto pracownicy administracyjni służą wsparciem pozostałym działom firmy, co często wiąże się z utrzymywaniem kontaktu z klientami lub podwykonawcami, przygotowywaniem i wysyłaniem ofert handlowych oraz pracą na danych w arkuszach kalkulacyjnych.

Praca jako specjalista ds. administracji jest typową pracą biurową, w której większość czasu zajmuje obsługa komputera, drukowanie i podpisywanie dokumentów oraz ciągły kontakt (głównie telefoniczny oraz mailowy) z innymi osobami. Szczegółowy zakres obowiązków zależy od branży, w jakiej działa pracodawca oraz od liczby pracowników zatrudnionych w biurze. Duże korporacje, a nawet niektóre średnie przedsiębiorstwa często zatrudniają specjalistów ds. administracji zajmujących się realizacją jednego, specyficznego zadania np. przygotowywania raportów sprzedażowych lub organizowania i rozliczania wyjazdów służbowych czy szkoleń. Warto przy tym zaznaczyć, że pracowników administracyjnych poszukują zarówno prywatne firmy z różnych sektorów (wielkie, średnie i małe przedsiębiorstwa), jak i instytucje publiczne, szkoły, uniwersytety, a nawet organizacje pozarządowe.

Jak zostać specjalistą ds. administracji?

Wymagania na stanowisko specjalisty ds. administracji różnią się w zależności od zakresu obowiązków oraz polityki konkretnego pracodawcy. Mimo to możemy wyodrębnić kilka najczęściej spotykanych warunków - wyższe wykształcenie (najlepiej z zakresu księgowości, rachunkowości lub zarządzania, ale tak naprawdę może to być dowolny dyplom), znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej B2 lub C1, a także umiejętność pracy w programach komputerowych Microsoft Office: Word, Excel oraz PowerPoint. Ponadto mile widziana jest umiejętność pracy w zespole, skrupulatność, a także doskonała organizacja pracy i zdolność do analitycznego myślenia. Dobry specjalista ds. administracji powinien umieć współpracować z pracownikami z różnych działów oraz dbać o terminowość projektów. Duża część firm wymaga też znajomości zagadnień związanych z ochroną danych osobowych – praktyczna wiedza na temat przepisów prawnych przydaje się przy pracy z bazami zawierającymi dane klientów lub podmiotów współpracujących.

Ile zarabia specjalista ds. administracji?

Średnie zarobki specjalisty ds. administracji w Polsce wynoszą ok. 4400 zł brutto na miesiąc, a widełki wynagrodzeń wahają się w przedziale od 3000 do 5350 zł brutto. Pensje na tym stanowisku są dość stabilne, na co duży wpływ ma ogromne zapotrzebowanie na pracowników administracyjnych w instytucjach publicznych oraz edukacyjnych, gdzie zarobki są dość niskie i rzadko podlegają waloryzacjom. Poza rodzajem oraz wielkością pracodawcy na wysokość wynagrodzenia specjalisty ds. administracji mają wpływ czynniki takie jak doświadczenie, staż pracy, dodatkowe umiejętności (np. znajomość języków obcych innych niż angielski, umiejętność obsługi programów graficznych) oraz wyższe wykształcenie z zakresu rachunkowości lub księgowości.

Kariera jako specjalista ds. administracji

Choć z pozoru praca jako specjalista ds. administracji nie obfituje w zbyt wiele możliwości dalszego rozwoju i poszerzania kompetencji zawodowych, to tak naprawdę sumienny, zaangażowany pracownik administracyjny może skutecznie piąć się po kolejnych szczeblach kariery. Dotyczy to szczególnie osób zatrudnionych w średnich oraz dużych firmach, które zawsze poszukują utalentowanych pracowników potrafiących zarządzać ludźmi i projektami. Specjalista ds. administracji jest często naturalnym kandydatem do awansu, głównie ze względu na doskonałą znajomość systemu informatycznego firmy, a także doświadczenie w różnych rodzajach pracy biurowej.