Praca zdalna w Kodeksie pracy: regulacje i zasady

Czym jest praca zdalna? Definicja

7 kwietnia 2023 roku weszły w życie nowe przepisy, dzięki którym w Kodeksie pracy wreszcie znalazła się definicja pracy zdalnej.

Praca zdalna jest to praca polegająca na wykonywaniu swoich obowiązków całkowicie lub częściowo w miejscu zamieszkania pracownika, albo w innym miejscu ustalonym przez pracownika i pracodawcę, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

W praktyce oznacza to, że jeśli pracodawca wyznaczy miejsce wykonywania pracy (np. biuro, siedziba firmy), to nie mamy do czynienia z pracą zdalną. By móc o niej mówić, miejsce musi być uzgodnione przez obie strony. Zazwyczaj jest to dom lub mieszkanie pracownika, ale jeśli pracodawca się zgodzi, to możemy również pracować u rodziny lub nawet za granicą. Należy jednak każdorazowo poinformować o tym pracodawcę, bo wykonywanie obowiązków poza uzgodnionym miejscem jest niezgodne z prawem.

Zmiany w Kodeksie pracy – skąd się wzięły?

Choć niektórzy pracownicy mogli pracować zdalnie jeszcze przed rozpoczęciem pandemii, to prawdziwy problem powstał dopiero w 2020 roku. Sytuacja epidemiologiczna zmusiła większość firm do przejścia na home office. Praca przez internet ma rzecz jasna szereg zalet, ale z czasem okazało się, że nie wszystko działa perfekcyjnie.

Największą bolączką pracy zdalnej jest niska efektywność oraz brak nadzoru ze strony przełożonych. Raport na blogu ExpressVPN stwierdza, że duże grono pracowników spędza ponad połowę czasu (aż 67 proc.) na wykonywaniu zadań niezwiązanych z pracą. Średnio czas poświęcony na realizowanie obowiązków to od 12 do 15 godzin w 40-godzinnym tygodniu pracy. Alarmujące statystyki to najlepsze wyjaśnienie rosnącej popularności hybrydowego modelu pracy, w którym jedynie w niektóre dni korzystamy z uroków home office.

Jak przejść na zdalny tryb pracy?

Przed rozpoczęciem pracy zdalnej należy uzgodnić z pracodawcą jej zasady. Możemy to zrobić podczas podpisywania umowy o pracę – wystarczy zawrzeć w niej informacje o możliwości przejścia na home office. Warto od razu porozmawiać z pracodawcą i poprosić o uwzględnienie dodatkowych miejsc wykonywania obowiązków zawodowych, np. domu rodzinnego. W przypadku większych firm dokładne zasady pracy zdalnej określa regulamin przyjęty przez pracodawcę i uzgodniony z zakładową organizacją związkową. Pojawiły się wątpliwości związane ze zmianą warunków zatrudnienia? Rozwieje je nasz artykuł będący kompendium wiedzy na temat umowy o pracę!

Jak napisać wniosek o pracę zdalną?

Oczywiście tryb zdalny możemy wprowadzić też w trakcie obowiązywania umowy, w formie zmiany warunków umowy o pracę. Wniosek o zmianę powinien być złożony w formie pisemnej. Należy w nim zawrzeć miejsce wykonywania pracy zdalnej, jej zakres (częściowa lub całkowita) oraz pozostałe istotne informacje lub uzgodnienia.

Pracodawca może odrzucić prośbę pracownika, ale musi podać przyczynę odmowy w formie pisemnej – ma na to 7 dni od złożenia wniosku. Od tej zasady są jednak wyjątki. Jeśli charakter i rodzaj pracy to umożliwiają, to firma musi zapewnić pracę zdalną kobietom w ciąży, rodzicom dzieci do 4 roku życia lub posiadających zaświadczenie o specjalnym trybie kształcenia, a także opiekunom osób niepełnosprawnych. Dokładna lista wyjątków znajduje się w Kodeksie pracy. W razie sporów lub nieprawidłowości warto poprosić o pomoc Państwową Inspekcję Pracy.

Przymusowa praca zdalna

Pracodawca może przymusowo zmienić tryb pracy na zdalny, ale tylko w trakcie lub tuż po (do 3 miesięcy) okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, epidemii lub zagrożenia epidemicznego, a także z powodu tzw. siły wyższej. To ostatnie stwierdzenie odnosi się do rzeczywistych, nieprzewidzianych okoliczności, które uniemożliwiają podjęcie pracy z biura. Może to być np. awaria zasilania lub pożar zakładu pracy.

Okazjonalna praca zdalna

Pracownicy mają teraz do dyspozycji aż 24 dni pracy zdalnej „na żądanie” w każdym roku kalendarzowym. Wniosek należy złożyć najpóźniej dzień wcześniej w formie pisemnej lub elektronicznej. Nie trzeba go uzasadniać. Co istotne, okazjonalna praca zdalna wyłącza część przepisów Kodeksu pracy – przykładowo pracodawca nie ma już obowiązku dostarczenia niezbędnych narzędzi oraz materiałów. Jeśli użyjemy prywatnych urządzeń, to nie dostaniemy ekwiwalentu pieniężnego za ich wykorzystanie.

Praca zdalna – obowiązki pracodawcy

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę szereg obowiązków związanych z pracą zdalną. Firma musi:

• zapewnić materiały oraz narzędzia do wykonywania obowiązków zawodowych,
• zadbać i zapłacić za instalację oraz naprawę narzędzi do pracy zdalnej,
• pokryć część kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych oraz Internetu, a także inne bezpośrednie koszty wykonywania pracy zdalnej,
• przeszkolić pracownika w zakresie umożliwiającym przejście na zdalny tryb pracy,
• zapewnić pomoc techniczną podczas wykonywania obowiązków zawodowych.

Jeśli pracownik w ramach pracy zdalnej wykorzystuje prywatne narzędzia (np. smartfon, laptop) lub materiały (np. papier, tusz do drukarki), to pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent pieniężny w uzgodnionej wysokości. Kwota musi uwzględniać nie tylko zużycie materiałów, ale też koszty eksploatacji urządzenia. Ekwiwalent pieniężny nie jest traktowany jako przychód, a zatem nie podlega opodatkowaniu.

Praca zdalna a BHP – oświadczenie

Praca zdalna nie wyłącza obowiązków wynikających z zasad BHP. Przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków pracownik musi złożyć oświadczenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Jeśli dojdzie do wypadku w trakcie pracy zdalnej, to zostanie on potraktowany dokładnie tak samo, jak wypadek w zakładzie pracy lub w drodze do pracy.

Jak przebiega kontrola podczas pracy zdalnej?

Przepisy Kodeksu pracy umożliwiają pracodawcy przeprowadzanie kontroli w trakcie pracy zdalnej. Jej przebieg określa regulamin pracy zdalnej, porozumienie między obiema stronami lub polecenie pracodawcy. W ramach kontroli można zbadać trzeźwość pracownika (pod kątem alkoholu oraz innych narkotyków), sprawdzić warunki w miejscu pracy (BHP), a także zbadać kwestie związane z ochroną danych osobowych i poufnych dokumentów.

Co istotne, kontrola pracy zdalnej powinna być każdorazowo uzgodniona z pracownikiem i przeprowadzona w godzinach wykonywania obowiązków. Nie może naruszać jego praw, a w szczególności prawa do prywatności innych domowników. Efektem kontroli może być ostrzeżenie, nakaz usunięcia uchybień lub wycofanie zgody na pracę zdalną, a także pozostałe środki wyszczególnione w Kodeksie pracy.