Jak napisać reklamację? Wzór + porady

Jakie wymagania musi spełniać reklamacja?

Aby reklamacja została rozpatrzona, musi spełniać kilka wymogów formalnych. Przede wszystkim powinna być zgłoszona w odpowiednim terminie – w ciągu dwóch lat od zakupu produktu. Musi również zawierać precyzyjne informacje na temat wady towaru lub usługi, które świadczą o jego niezgodności z umową. W piśmie reklamacyjnym wskaż również, czego oczekujesz od sprzedawcy – czy chodzi Ci o naprawę lub wymianę towaru, czy też wolisz zwrot środków.

Reklamację można złożyć właściwie w dowolnej formie (osobiście, listownie, mailowo, telefonicznie), przy czym najlepsza jest oczywiście forma pisemna – list lub e-mail. W ten sposób masz konkretny dowód na złożenie reklamacji, a twoje roszczenia są opisane czarno na białym, co nie pozostawia firmie miejsca na kombinowanie. Zazwyczaj podstawą prawną reklamacji jest niezgodność towaru z umową (dawna rękojmia – obecnie nie ma już tego pojęcia w prawie), natomiast jeśli producent udzielił osobnej gwarancji, to możesz skorzystać właśnie z niej.

Jak napisać skuteczną reklamację? Praktyczne porady

Reklamacja powinna być jasna, konkretna i zwięzła. To nie jest miejsce na rozpisywanie się, zresztą sprzedawcy oraz producenci codziennie otrzymują setki zgłoszeń, które muszą rozpatrzyć. Dobrze napisane pismo zmniejsza ryzyko odrzucenia reklamacji z powodu braków formalnych lub niejasności.

Reklamacja nie jest miejscem na wyrażanie swoich opinii o produkcie lub o producencie, ani na wylewanie żalów. Pismo nie może być emocjonalne, lecz rzeczowe i oparte na faktach. Koniecznie przedstawi odpowiednią dokumentację, która potwierdza twoją rację – filmy, zdjęcia, rachunki czy zapis korespondencji z obsługą klienta itd.

Złóż ją w formie pisemnej

Reklamacja powinna być złożona w formie pisemnej (najlepiej przez e-mail), co pozwala na zachowanie dowodów złożenia i treści zgłoszenia. Dzięki temu, w razie ewentualnych sporów, możesz odwołać się do treści pisma i przedstawić je jako dowód przed sądem.

Precyzyjnie opisz problem

Musisz szczegółowo opisać problem, który wystąpił z produktem lub usługą. Unikaj ogólników i podaj dokładne informacje o dacie i miejscu zakupu, numerze seryjnym urządzenia.Załącz kopię faktury oraz dokładny opis. Im bardziej szczegółowo opiszesz sytuację, tym łatwiej będzie ocenić zasadność twojej reklamacji.

Przedstaw swoje żądanie

W reklamacji zawsze jasno określ, czego oczekujesz: czy jest to naprawa lub wymiana produktu, czy też zwrot pieniędzy. Sprzedawca musi wiedzieć, jaką formę zadośćuczynienia preferujesz.

Reklamacja – wzór do wykorzystania

Aby ułatwić Ci przygotowanie pisma, poniżej znajduje się wzór reklamacji, który możesz dostosować do swoich potrzeb. Skorzystaj z niego, aby zaoszczędzić swój czas i zwiększyć szansę na uznanie roszczenia.

Co zrobić, jeśli firma odrzuci reklamację?

Zdarza się, że firma odrzuci reklamację, nawet jeśli wada istnieje. Na szczęście nie jest to koniec drogi prawnej, jaką możesz przejść. Zanim się zirytujesz zastanów się, z jakich powodów reklamacja została odrzucona. Często zdarza się, że powodem są brakujące załączniki lub błędy formalne, które można łatwo naprawić. Złóż wówczas odwołanie od reklamacji, uwzględniające brakujące informacje.

Jeśli po poprawkach Twoja reklamacja nadal nie zostanie uznana, w kolejnym kroku zwróć się o pomoc do powiatowego rzecznika konsumentów. Rzecznik jest instytucją, która bezpłatnie pomoże Ci w dochodzeniu swoich praw – doradzi, jakie kroki prawne możesz podjąć i, jeśli zajdzie taka potrzeba, pomoże w sporządzeniu pisma do sprzedawcy.

Jeśli wszelkie próby polubownego załatwienia sprawy zawiodą, ostatnią opcją jest skierowanie sprawy do sądu. W przypadku niewielkich roszczeń możesz dochodzić swoich praw w uproszczonej procedurze, która wiąże się z mniejszymi kosztami sądowymi oraz szybszym rozstrzygnięciem sprawy.