Specjalista ds. Zarządzania Dokumentacją i Operacjami

Pracodawca:

Opis stanowiska:

Celem stanowiska jest samodzielne zarządzanie dokumentacją formalną oraz bieżącymi operacjami wewnętrznymi firmy. Osoba na tym stanowisku odpowiada za porządkowanie procesów, prowadzenie korespondencji urzędowej, obsługę spraw windykacyjnych oraz koordynację spraw sądowych, a także realizację tematów wymagających odpowiedzialności i konsekwencji w działaniu.

Stanowisko wymaga samodzielności, dobrej organizacji pracy oraz umiejętności doprowadzania powierzonych tematów do końca bez stałego nadzoru. Praca obejmuje współpracę z instytucjami zewnętrznymi, pełnomocnikami i kancelariami, dostawcami usług oraz bieżące wsparcie operacyjne organizacji.

Zadania:

• samodzielne prowadzenie i obsługa dokumentacji formalnej oraz urzędowej

• przygotowywanie odpowiedzi na pisma instytucji zewnętrznych i urzędów

• prowadzenie spraw windykacyjnych (monitorowanie należności, przygotowywanie wezwań, współpraca z kancelariami)

• koordynacja spraw sądowych i formalno-prawnych (kontakt z pełnomocnikami, kompletowanie dokumentów, pilnowanie terminów)

• nadzór nad dokumentacją i umowami związanymi z flotą samochodową

• bieżąca koordynacja spraw związanych z flotą (przeglądy, ubezpieczenia, dostawcy)

• organizacja wyjazdów integracyjnych i firmowych (logistyka, formalności, rozliczenia)

• koordynacja mniejszych projektów wewnętrznych

• współpraca z zewnętrznymi partnerami i dostawcami usług

Wymagania:

• doświadczenie w pracy z dokumentacją formalną lub administracyjną (min. 2 lata)

• praktyczna umiejętność prowadzenia korespondencji urzędowej

• bardzo dobra organizacja pracy własnej i terminowość

• samodzielność w działaniu i odpowiedzialność za powierzone obszary

• umiejętność pracy równolegle na kilku tematach

• dobra znajomość MS Office / Google Workspace

• Mile widziane

  • doświadczenie w obsłudze floty samochodowej

  • doświadczenie w koordynacji projektów lub wydarzeń firmowych

  • doświadczenie w pracy w firmie o uporządkowanych procesach

Oferujemy:

• samodzielne stanowisko 

• realny wpływ na sposób organizacji pracy

• stabilne warunki zatrudnienia

• pracę w środowisku nastawionym na jakość i odpowiedzialność

• parking
• pyszną kawę
• prywatne ubezpieczenie zdrowotne
• wyjazdy integracyjne
• możliwość rozwoju

O pracodawcy:

Ralen jest zaufanym partnerem w obszarze agencji pracy tymczasowej. Jej historia rozpoczęła się 14 lat temu w Czechowicach-Dziedzicach, gdzie kontynuuje tradycję solidności oraz profesjonalizmu. Dzięki zdobytemu doświadczeniu i zaangażowaniu, każdego dnia wspiera 30 osób w poszukiwaniu pracy, która odpowiada ich oczekiwaniom i ambicjom.

Misja Ralen jest jasna - dostarczanie rozwiązań biznesowych, które wspierają polskie firmy poprzez zatrudnienie wykwalifikowanych pracowników z Ukrainy. Przejmując na siebie wszystkie obowiązki pracodawcy, pozwala klientom skupić się na rozwoju ich przedsiębiorstw. Dzięki temu zarówno pracownicy, jak i pracodawcy mogą cieszyć się owocami współpracy.

Wyróżnikiem Ralen jest rozwinięty dział rekrutacji, który odgrywa kluczową rolę w organizacji. Firma wypracowała standard jakości usług, co przyciąga powracających pracowników oraz nowych, polecanych przez nich kolegów z Ukrainy. Oni stanowią dowód na wysiłek i zaangażowanie firmy.

Organizacja dysponuje 33 biurami w Ukrainie oraz licznymi agencjami partnerskimi w Ukrainie, Białorusi i Gruzji, co podkreśla jej międzynarodową obecność oraz zdolność do działania na szeroką skalę. Zespół rekruterów, zarówno w Polsce, jak i za granicą, składa się z ekspertów, którzy każdego dnia dbają o sprawny i profesjonalny przebieg procesów rekrutacyjnych.

Obszary działalności Ralen obejmują pracę tymczasową, outsourcing pracowniczy oraz doradztwo HR. Firma oferuje kompleksową opiekę nad pracownikami - od rekrutacji, przez organizację przyjazdu, aż po wsparcie podczas pobytu i finalne rozliczenia. W Ralen uznaje się, że klucz do sukcesu tkwi w budowaniu trwałych relacji oraz zrozumieniu potrzeb klientów. Dlatego codziennie podejmuje starania, by być jeszcze lepszym partnerem w rozwoju firm oraz karier pracowników.

Zapraszamy do współpracy - wspólnie można osiągnąć więcej.