Executive Assistant

Pracodawca:

Opis stanowiska:

Zadania:

• Manage the inbox by prioritising correspondence, maintaining an organised structure, filing emails systematically, and responding on behalf of the stakeholder when appropriate.
• Oversee complex calendar and meeting management, including scheduling, resolving conflicts, preparing agendas and materials, attending meetings, and distributing minutes and action items promptly.
• Coordinate end‑to‑end travel arrangements such as flights, rail, accommodation, visas, insurance, and detailed itineraries, ensuring all logistics are accurately reflected in calendars.
• Handle expense and budget administration, including timely submission of claims, support with invoice processing, and monitoring budget activity as required.
• Prepare, update, and maintain documentation such as reports, presentations, and professional correspondence.
• Support project coordination by researching and analysing information, preparing status updates, tracking milestones, and escalating risks or issues when necessary.
• Maintain strict confidentiality, adhere to internal policies and regulatory requirements, and build trusted, reliable relationships with stakeholders.

Wymagania:

• Minimum 3 years of experience working within international structures, preferably in a consulting or legal firm.
• Minimum 3 years of experience in a similar role (administration, executive assistant, office manager)
• Fluency in English (C1) and Polish, with daily work conducted in English
• Strong proficiency in Excel, PowerPoint, and Word
• Excellent organisational skills and a strong sense of responsibility for assigned tasks
• Highly developed ability to absorb new information and adapt to dynamic changes
• Knowledge of French (or another additional langugage) will be considered an additional asset

Oferujemy:

• Contract of employment
• Modern Warsaw office (Śródmieście)
• Hybrid working style with 3 days from the office per week
• Opportunity to use foreign languages on a daily basis
• Sport's card
• Private medical care
• Language course subsidies
• Work in a multicultural environment

O pracodawcy:

Grafton Recruitment to zespół doświadczonych specjalistów w zakresie rekrutacji, którzy podchodzą do każdego kandydata w sposób indywidualny. Proces rekrutacyjny nie ogranicza się jedynie do znalezienia pracy; istotne jest również **dopasowanie** optymalnego miejsca zatrudnienia do umiejętności, osobowości oraz celów zawodowych kandydata.

W działaniach tych nie koncentruje się wyłącznie na kwalifikacjach zawodowych – uwzględnia także styl pracy oraz aspiracje. Dzięki temu możliwe jest znalezienie najlepszych ofert, które są zgodne z oczekiwaniami kandydatów.

Firma współpracuje z licznymi przedsiębiorstwami z różnych branż na terenie całej Polski, co stwarza szeroki wachlarz możliwości rozwoju kariery. Jej obecność w największych miastach, takich jak Warszawa, Poznań, Wrocław, Kraków, Katowice i Łódź, a także realizacja projektów w Trójmieście, umożliwia skuteczne działania na rzecz zarówno kandydatów, jak i pracodawców.

W Grafton Recruitment kładzie się duży nacisk na komunikację, rozwój oraz wellbeing. Zespół angażuje się w budowanie ścieżki kariery kandydatów, oferując profesjonalne wsparcie na każdym etapie procesu rekrutacyjnego.