Administrative & Operations Assistant

Opis firmy

Autenti łączy w sobie energię startupu i ambicje dojrzałej firmy. Mamy pasję i duże doświadczenie na rynku internetowym. Stworzyliśmy usługę, która upraszcza oraz przyspiesza proces podpisywania i autoryzowania dokumentów online. Poprzez platformę Autenti możesz użyć wszystkich dostępnych e-podpisów na rynku, a więc podpiszesz większość umów, porozumień, wniosków. Jest spora szansa, że już korzystałeś z naszego narzędzia, np: zakładając konto bankowe. Rozwijamy się i mamy ambicje stać się największym operatorem usługi e-podpisu w Unii Europejskiej. Wiemy jak to osiągnąć, potrzebujemy jednak osób, które swoim zaangażowaniem i doświadczeniem pomogą nam zrealizować plan.

Szukamy ludzi samodzielnych, proaktywnych i świadomych, że digitalizacja rynku to szansa na uproszczenie życia. Co więcej, podpisywanie dokumentów online oznacza mniejsze zużycie papieru i ochronę drzew. 

Cieszymy się, że tworzymy odpowiedzialny biznes i zapraszamy Cię do naszego zespołu!

Opis stanowiska

Administrative & Operations Assistant to rola, która zapewnia wsparcie w organizacji, w szczególności w zakresie spraw administracyjnych i operacyjnych zmierzających do zwiększenia produktywności w obszarach administracyjnym, kadrowym, sprzedażowym i finansowym.

Do głównych zadań należeć będzie wsparcie w procesach operacyjnych i realizacja bieżących czynności administracyjno-biurowych. Ciągły kontakt z zespołami będzie wspierał dynamiczny rozwój organizacji.

Do Twoich zadań należeć będzie:

• kompleksowe wsparcie i koordynacja bieżących procesów administracyjno - biurowych w organizacji,
• prowadzenie i utrzymanie systemów backoffice’owych i rejestrów administracyjnych,
• obsługa korespondencji i nadzór nad obiegiem dokumentów w firmie, prowadzenie rejestru korespondencji,
• koordynacja procesów zakupowych, w tym zakupu QES, zakupu sprzętu etc.,
• wsparcie w koordynacji procesu onboardingu nowych pracowników, w szczególności wysyłek sprzętu, Welcome Packów,
• kompleksowa opieka nad biurem,
• wsparcie w wystawianiu faktur sprzedażowych i faktur korygujących przy ścisłej współpracy z działem Sales Support,
• wsparcie w prowadzeniu rejestru rozliczeń Klientów,
• obsługa procesu zwrotów QES,
• wsparcie w kontakcie z Klientami dotyczącym regulacji należności i nadzór nad raportowaniem otrzymanych od klientów wpłat,
• wsparcie przy uzyskiwaniu certyfikatów rezydencji podatkowej i zaświadczeń z urzędów administracji publicznej,
• współtworzenie i rozwój procesów oraz procedur administracyjnych wewnątrz organizacji usprawniających funkcjonowanie firmy.

Kwalifikacje

Jakie wymagania powinni spełniać kandydaci?

• doświadczenie na podobnym stanowisku 1 - 2 lata, 
• dobre umiejętności analizy i syntezy, zdolność myślenia strategicznego, orientacja na wyniki,
• wysoka pro-aktywność w poszukiwaniu rozwiązań,
• znakomite umiejętności komunikacji, otwartość na innych,
• duży stopień samodzielności w działaniu,
• bardzo dobre zdolności komunikacyjne i umiejętność pracy w zespole,
• bardzo dobra znajomość narzędzi biurowych MS Office / Google Docs, (w szczególności Excel),
• zainteresowanie nowoczesnymi technologiami informatycznymi, 
• dobra znajomość języka angielskiego umożliwiająca komunikację w mowie i piśmie.

Dodatkowe informacje

Dlaczego miał(a)byś z nami pracować?

• dołączysz do grona najlepszych specjalistów w branży, którzy realizują nowatorskie projekty i chętnie dzielą się swoją wiedzą,
• w naszej pracy łączymy zamiłowanie do technologii z jej praktycznym zastosowaniem do ułatwiania życia,
• gwarantujemy udział w wyjątkowej przygodzie zawodowej w szybko rozwijającej się spółce o międzynarodowym potencjale,

Ponadto oferujemy:

• prywatną opiekę medyczną, kartę MultiSport, 
• możliwość częściowej pracy zdalnej i elastyczne godziny pracy, 
• przyjazną atmosferę pracy w niewielkim zespole,
• wyjazdy integracyjne i firmowe eventy, 
• przyjazne i nowoczesne biuro na Czerwonych Makach