Jak zarządzać czasem?

Planowanie dnia

Planowanie dnia jest kluczowe w zarządzaniu czasem. Dobrze zaplanowany dzień pozwoli na efektywne wykorzystanie czasu, a także na uniknięcie stresu i chaosu. Warto zacząć dzień od napisania listy zadań do wykonania. Można to zrobić już wieczorem poprzedniego dnia lub rano przed rozpoczęciem pracy. Lista powinna być realistyczna i uwzględniać najważniejsze zadania do wykonania.

Priorytetyzacja zadań

Nie wszystkie zadania są tak samo ważne. Dlatego warto dokładnie przeanalizować listę zadań i przypisać im priorytety. Najważniejsze zadania powinny być wykonane w pierwszej kolejności. W ten sposób unikniemy sytuacji, że poświęcamy czas na mniej ważne zadania, a potem brakuje nam czasu na te najważniejsze.

Unikanie multitaskingu

Multitasking może wydawać się skutecznym sposobem na zwiększenie produktywności, ale w rzeczywistości jest to bardzo nieefektywne. Gdy skupiamy się na wielu zadaniach jednocześnie, nasza uwaga jest rozproszona, a czas potrzebny na wykonanie zadań zwiększa się. Dlatego warto skupić się na jednym zadaniu i dopiero po jego wykonaniu przejść do następnego.

Eliminowanie rozpraszaczy

Smartfony, telewizory czy media społecznościowe mogą być dużym rozpraszaczem i pochłaniać wiele czasu. Warto zastanowić się, co pochłania nasz czas i jak można to zmienić. Można na przykład wyłączyć powiadomienia na smartfonie, ograniczyć czas spędzany na mediach społecznościowych lub przestać oglądać telewizję.

Delegowanie zadań

Niektóre zadania mogą być delegowane. W ten sposób możemy skupić się na ważniejszych zadaniach i lepiej wykorzystać swój czas. Ważne jednak, aby zadania te zostały dobrze przemyślane i wybrane osoby były w stanie je wykonać.

Technika Pomodoro

Jedną z popularnych technik zarządzania czasem jest Technika Pomodoro. Polega ona na podziale czasu na 25-minutowe bloki (tzw. pomodory) pracy, oddzielone krótkimi przerwami. Po wykonaniu 4 pomidorów należy zrobić dłuższą przerwę. Ta technika pozwala na skupienie się na zadaniu i unikanie rozpraszaczy, a także na odprężenie się podczas krótkich przerw.

Aplikacje mobilne

W dzisiejszych czasach wiele osób korzysta z aplikacji mobilnych, które pomagają w zarządzaniu czasem.

Google Calendar

Zdecydowany numer jeden w kategorii dostępności. Niezależnie od miejsca, systemu operacyjnego czy upodobań – zawsze do wyboru mamy Kalendarz Google. Kryje w sobie dokładnie taką ilość funkcji, żeby zadowolić nawet najbardziej wymagającego użytkownika. Możliwość personalizacji ustawień jest również bardzo szeroka. Elastyczność to bardzo ważna cecha kalendarza i w tym Kalendarz Google sprawdza się idealnie. Odkrywanie kolejnych ustawień i wybór odpowiednich opcji może zająć na początku trochę czasu, jednak to nie będzie stracony czas – zwróci się w pierwszych tygodniach użytkowania. Kolejną ważną zaletą kalendarza jest aktualizacja. Nieważne na jakich urządzeniach korzystamy z kalendarza – smartfon, tablet, komputer – wystarczy połączenie z Internetem i na wszystkich mamy dokładnie ten sam kalendarz. Dzięki temu mamy pewność, że żadne spotkanie nam nie umknie. Kalendarz jest powiązany z kontem pocztowym i wirtualnym dyskiem, więc jeżeli użytkownik korzysta również z innych aplikacji Google może stworzyć wirtualne narzędzie o praktycznie nieograniczonych możliwościach.

RescureTime

To częściowo bezpłatny projekt, który działa w tle gdy Ty pracujesz. Analizuje czas spędzony na witrynach i w programach. Pełni rolę „przełożonego”, który sprawdza dokładnie co i kiedy robisz, a co najlepsze – daje Ci feedback. W aplikacji można np. zablokować strony, które potencjalnie negatywnie wpłyną na produktywność, ustawić powiadomienia gdy za dużo odpoczywamy w Internecie, sprawdzać dokładne raporty efektywności pracy i – nasza ulubiona – pauza, czyli opcja, która pozwala na tymczasowe zatrzymanie aplikacji. Nawet jeżeli nie będziemy restrykcyjnie przestrzegali sugestii aplikacji to jest to świetne narzędzie, które sprawdzi naszą efektywność i pozwoli zwrócić uwagę na to gdzie tracimy najwięcej czasu.

Evernote

Jeżeli szukasz miejsca w którym można przechowywać wszystko – to Evernote jest dla Ciebie. Możesz w nim zamieszczać zdjęcia, wideo, notatki, nagrania audio, wycinki lub ciekawe strony. Dzięki tej aplikacji możesz w prosty sposób katalogować wszystkie te elementy i zbudować swoją prywatną bazę. Dzięki funkcjom kategoryzowania i zaawansowanej wyszukiwarce, szybko znajdziesz to czego potrzebujesz. Aplikacja pozwala na wiele, dlatego wykorzystywać ją można do prowadzenia i zarządzania projektem, planowania podróży lub nauki. Umożliwia również pracę w chmurze. Evernote dostępny jest w wersji na komputer i urządzenia mobilne, a przy połączeniu z Internetem, aplikacja aktualizuje się automatycznie na wszystkich urządzeniach.

Mind42

Ta aplikacja pozwala w prosty sposób tworzyć mapy myśli. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i prostym funkcjom można sprawnie rozpisać projekt lub plan działań. Narzędzie zawiera wiele opcji dodawania grafik i edycji treści, dlatego niezależnie od tematu łatwo tworzy się w nim czytelne mapy. Osoby, które nie pracowały wcześniej na podstawie map myśli, mogą mieć początkowo problemy z ich przygotowaniem – jednak z czasem technika ta przynosi co raz większe efekty. Narzędzie można wykorzystywać w sieci, bez potrzeby instalacji – dlatego jeżeli tylko mamy dostęp do Internetu, można w prosty sposób przygotowywać np. notatki z zajęć lub spotkań, nie przepisując każdego słowa wykładowcy.

Nowdothis.com

Najprostsza aplikacja w zestawieniu, a nawet w całej grupie testowanych narzędzi. Instrukcja jest prosta: w oknie wpisujemy listę zadań klikamy, że jesteśmy gotowi do startu (Ready) i zaczynamy pracę. Po każdym wykonanym zadaniu klikamy „Done”, a na ekranie pojawia się nowe zadanie do wykonania. Niezwykle proste, jednak skuteczne. Sprawdza się głównie w projektach gdzie nie mamy do czynienia z wielozadaniowością i możemy skupić się na wykonywaniu pojedynczych zadań.