W zależności od branży, w jakiej działa przedsiębiorstwo, wskaźniki KPI są różne. Nie ma jednego, uniwersalnego zestawu wskaźników, który byłby dopasowany do każdej branży.
KPI cechują natomiast pewne charakterystyczne właściwości wspólne. Wskaźniki efektywności muszą być mierzalne, co pozwala na obserwację ich zmian, tworzenia analiz tendencji itd. Muszą być one dopasowane do konkretnych celów, na jakie nakierowaliśmy przedsiębiorstwo, a KPI ma za zadanie zweryfikować poziom realizacji tych celów.
KPI stosuje się zarówno w branży produkcyjnej jak i w sprzedaży czy marketingu. Jednak ich wyznaczenie to tylko początek procesu. Kolejnym etapem postępowania jest użycie odpowiednich narzędzi do gromadzenia i przeprowadzenia analizy zgromadzonych informacji. Dane, które zostały pozyskane za pomocą kluczowych wskaźników efektywności należy w odpowiedni sposób przetworzyć i opracować, aby następnie na ich podstawie możliwe było podjęcie konkretnych i skutecznych działań w stronę dalszego rozwoju przedsiębiorstwa.
